För volontären   Sök uppdrag   För organisationen   Sök volontärer   Om Volontärbyrån   Till förstasidan
	Vanliga frågor    Riktlinjer   Tips och råd    Ansvar och säkerhet    Här finns mallar att hämta    Utbildning

Tips och råd En del organisationer har anställda som volontärsamordnare andra har volontärer. Några har en stor volontärverksamhet andra har mindre. Våra tips & råd passar inte alla organisationer men sammanställningen är ett försök att ta upp några av de vanligaste rekommendationerna. Anpassa verksamheten efter er verklighet.Fler tips & råd finns i våra handböcker som du kan läsa mer om genom att klicka här Planera och förbered Det är bra att lägga mycket tid på förberedelser innan man tar in volontärer i verksamheten. Ju mer förberedda ni är som organisation ju större sannolikhet för att ni får volontärer som trivs och stannar i organisationen. Vilka behov har ni? Vad vill ni ha hjälp med? Finns det saker ni vill göra men inte får gjort? Kan ni hjälpa befintliga volontärer eller anställda med deras uppgifter? Vilka kompetenser och kunskaper krävs? Vill ni öka mångfalden, få in fler av det andra könet eller andra ålderskategorier? Beräkna hur mycket tid det kommer att ta Kan uppdraget utföras när som helst eller gäller bestämda tider? Kan uppdraget delas upp på flera volontärer? Ett av de vanligaste argumenten för att inte bli volontär är att man är rädd att det ska sluka all ens tid. Korta, enkla uppdrag gör det lättare att ta första steget. Formulera uppdragsbeskrivningar och gör kravprofiler Gör tydliga och väl avgränsade uppdrag så är det lättare för volontärerna att avgöra om det passar för dem. Skriv en kravprofil om uppdraget kräver speciell kompetens. Den kan ni ha till grund när ni väljer vilka ni ska ta emot. Här kan du hämta en mall för hur man kan skriva en uppdragsbeskrivning och kravprofil. Var ärliga med vad uppdraget innebär och inte innebär. Volontärarbete bygger på ömsesidigt utbyte och en missnöjd volontär genomför troligen inte sitt uppdrag på ett för organisationen tillfredställande sätt. Tala med anställda om att ni tänker ta emot fler volontärer. Detta är viktigt eftersom de anställda kan känna osäkerhet inför de nya volontärernas roll. Involvera dem genom att låta dem vara med och formulera uppdragsbeskrivningar och delta i rekryteringsprocessen. Tala med befintliga volontärer om att ni tänker ta emot fler volontärer. Även här är det viktigt att befintliga volontärer inte känner sig utanför. Låt dem också vara med och formulera uppdragsbeskrivningar eller delta i rekryteringsprocessen. Om du själv är volontär Använd din egen erfarenhet, hur vill du själv bli bemött, hur ser din uppdragsbeskrivning ut, är det tidsbegränsat o.s.v. Dra lärdomar! Gör er organisation attraktiv Ett bra sätt att beskriva er organisation är att sätta sig in i volontärens situation och fundera på hur du som volontär skulle vilja få uppdragen och organisationen presenterad för dig. Förmedla en vision som engagerar. Beskriv vad det är som er organisation vill åstadkomma, vad som förenar de som engagerar sig i organisationen och varför det är intressant att vara volontär hos er. Erbjud flera olika typer av uppdrag vid flera olika tidpunkter. Ge volontären en möjlighet att prova. Funder på om ni kan skapa korta och enkla uppdrag, eller uppdrag som kan göras på distans, eller som bäst görs på kvällar och helger? Genom att erbjuda en bredd av uppdrag kan volontärerna lättare hitta uppgifter som passar dem. Engångsuppdrag är ett bra sätt att se om organisationen passar volontären och vice versa. Be om hjälp med specifika uppgifter hellre än något generellt. ”Kom till oss, vi behöver hjälp med allt” är ingen bra rubrik på ett uppdrag. Det är svårt för en volontär att tacka ja till ett uppdrag om han/hon inte vet vad det innebär. Gör tråkiga uppdrag roliga. Istället för att någon ensam ska utföra ett "tråkigt" uppdrag - sök fler volontärer och försök att skapa gemenskap runt uppdraget. Fundera vad som händer om någon knackar på dörren och erbjuder sina tjänster – har ni en bra beredskap för personer som vill delta i er verksamhet? Var tydliga mot volontären i intervjuprocessen Urvalsprocessen är viktig eftersom det är ni som organisation som ansvarar för vilka volontärer ni tar emot, Volontärbyrån förmedlar bara kontakten. Volontärengagemang bygger på en ömsesidig överenskommelse. Klargör drivkrafter och förväntningar Ett samtal om förväntningar och villkor är viktigt. Volontärens motiv är lika viktiga för er organisation att känna till som organisationens mål är för volontären. Volontärer engagerar sig av olika orsaker. Det kan vara t.ex. att hjälpa andra, finna nya utmaningar, engagera sig i samhället, få erfarenhet av ett arbete som de vill göra karriär inom eller möta nya människor. Intervjufrågor Ställ öppna frågor och undvik frågor som man kan svara ja/nej på. Försök få svar på frågor om: Varför volontären vill bli volontär? Varför han/hon har sökt sig till er organisation? Vad förväntar sig volontären av organisationen och uppdraget? Vilka kunskaper, färdigheter, intressen och hobbys han/hon har? Hur hans/hennes familje- och arbetssituation ser ut och hur det påverkar volontärens engagemang? Klicka här för att ladda ner en mall med förslag på intervjufrågor. Klicka här för att ladda ner en mall med förslag på intervjufrågor för urvalssamtal. Var ärlig och realistisk och hjälp volontären att vara det också. Ta reda på vad som attraherar den sökande till er organisation och ta reda på hur mycket tid hon/han vill ge, berätta vad ni förväntar er av volontären. Låt volontären ställa frågor till dig Ge volontären en tid när du återkommer med besked. Säg nej om det är nödvändigt, och berätta varför. Tipsa om att volontären kan söka nya uppdrag via Volontärbyrån. Be att få ringa några referenser innan ni gör en överenskommelse. Klicka här för att ladda ner mall med förslag på frågor vid ett referenssamtal Kräv friskintyg om personen ska hantera mat. Be volontären om utdrag ur register som förs enligt lagen (1998:620) om belastningsregister om de ska ha kontakt med utsatta personer. När ni rekryterar volontärer som ska arbeta med barn och ungdomar så bör ni använda samma regler som gäller för anställda och göra en registerkontroll enligt Lag (2000:873) om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg. Undvik missförstånd Det är bra att vara tydlig. Volontärerna ska veta vad er organisation förväntar sig och vad de ska och inte ska göra. Det minskar risken för missförstånd och gör det lättare för både er och volontären att veta hur man förväntas agera mot varandra. Volontärer förlorar lätt engagemanget om organisationen är otydlig med vad man vill uppnå med hans/hennes insats. Skriv en volontäröverenskommelse med volontären Överenskommelse om timmar och uppgifter bör bli tydligt fastställda. Volontären behöver också veta vem hans/hennes kontaktperson är. Särskilda plikter så som tystnadsplikt ska också finnas med i överenskommelsen. I överenskommelsen bör också reglerna för när volontären kan skiljas från sitt uppdrag framgå för volontären. Volontäröverenskommelsen är ett bra underlag för detta. Klicka här för att ladda ner en mall för volontäröverenskommelser. Ställ upp riktlinjer för utläggsersättning Sätt upp klara regler för när och hur en volontär får ersättning för utlägg så undviker ni missförstånd. Vanligast är att en volontär, mot kvitto, ges ersättning för utlägg han/hon haft för att kunna fullgöra uppdraget. Dessa kostnader bör dock vara godkända på förhand av organisationen. Skriv en volontärpolicy En volontärpolicy säkerställer att alla i organisationen vet på vilka villkor man engagerar sig som volontär. Den beskriver mål för vad organisationen vill åstadkomma i helhet och med hjälp av volontärer. Den gör det lättare att förankra volontärprogrammet i organisationen och säkerställer att alla känner till processen och att volontärarbetet är meningsfullt och tas på allvar. Utse en volontärsamordnare som: Ansvarar för att volontärpolicyn finns och efterlevs Formulerar uppdragen och registrerar dem på www.volontarbyran.org Söker volontärer på andra sätt än via Volontärbyrån Genomför intervjuerna och väljer volontärer Kommer överens med volontären om uppdraget Ansvarar för att volontären får handledning och feedback under uppdraget Utvärderar och följer upp med volontären Utvärderar och följer upp volontärverksamheten Klicka här för att få en mall ni kan använda när ni skriver er volontärpolicy. Undvik att volontärer blir utbrända. Se till att ha perioder av vila eller kanske byte av uppgift. Förbered hur ni avslutar uppdrag om ni inte kommer överens. Tänk igenom hur ni ska hantera eventuellt missnöje hos volontärer eller volontärer som missköter sitt uppdrag. Ett tips kan vara att kalla till ett utvärderingssamtal och utgå från volontäröverenskommelsen. Utveckla och behåll volontärerna Det är viktigt att fortsätta ta hand om volontärerna när de kommit till organisationen och det finns många sätt att visa volontärerna att de är viktiga för er. Feedback, uppmuntran och utveckling Ge volontärerna feedback och visa att deras insats betyder något. Genomför ett utvecklingssamtal en till två gånger om året och gå igenom hur många timmar volontären har gett, vad organisationen och volontären har åstadkommit under den gångna tiden, om det har uppstått några problem på vägen. Har han/hon tyckt att det känns meningsfullt? Vill han/hon byta uppdrag? Har han/hon några förslag på utveckling att lyfta fram? Vill volontären fortsätta, om inte, varför? Ha en fest eller ordna en utflykt för volontärerna så att de känner sig uppskattade. Låt tackbrev cirkulera från nöjda personer som fått hjälp. Glöm inte att kontinuerligt visa volontärer uppmuntran Klicka här för att ladda ner en mall som du kan använda vid utvecklingssamtalet. Avsätt en budget för volontärprogrammet Det är ett resurstillskott att anlita volontärer och det berikar verksamheten på flera sätt men volontärarbete genererar också vissa kostnader och extra arbetsinsatser. Det krävs tid för planering, rekrytering och handledning. Det kan uppstå kostnader för att uppdraget ska kunna genomföras, ex. resekostnader eller arbetsmaterial. Glöm inte heller att budgetera för uppmuntran av olika slag till volontärerna. Till intäkterna kan ni räkna det faktiska värdet av volontärarbetet omräknat i kronor, baserat på den timlön en anställd skulle ha fått för samma arbete, samt det mervärde som volontärernas insatser innebär. Räknas alla? Fundera på om ni ser skillnad på volontärer som deltar ofta och på dem som bara har korta uppdrag. Över tiden kan det ändras så att organisationer har övervägande korttidsuppdrag men att processerna fortfarande är anpassade för långtidsvolontärer. Utvärdera verksamheten Gör en årlig utvärdering av volontärarbetet. Har det resulterat i de mål ni satt upp? Vad fungerar bra och vad fungerar mindre bra? Kan vi utveckla eller förändra något? Skriv gärna om volontärernas betydelse i årsrapporten. Håll kontakten Håll kontakt med volontärer som tar uppehåll eller som hjälper till vid enstaka tillfällen. Det är ett bra sätt att få dem att engagera sig igen. De som redan varit engagerade i er organisation är också goda ambassadörer för organisationen. Skicka information om vad ni gör, ett nyhetsbrev eller en årsrapport. Ordna ett seminarium för "vilande" volontärer och berätta om vad verksamheten gör idag och har för planer för framtiden.