588 volontäruppdrag

Så leder du frivilliga på distans

Snabb återkoppling, mer frekventa uppdateringar och personlig kontakt så ofta det går. Det är några av de tips Volontärbyrån har samlat kring att leda frivilliga på distans.

Just nu kan vi inte mötas på samma sätt som tidigare. Mycket av vårt arbete och engagemang behöver ske på distans, och då blir även kontakten och kommunikationen med alla som engagerar sig ideellt i organisationen annorlunda. Vi måste tänka om och tänka nytt för att inte tappa de volontärer vi redan har, och även när det gäller introduktion och utbildning för nya volontärer. Många organisationer har inte kunnat träffa nya volontärer innan de kommer ut i uppdrag som man annars brukat göra.

Volontärbyrån har här samlat några av de tips och erfarenheter vi samlat på oss och som andra organisationer delat i våra utbildningar och webbinarier kring att leda frivilliga på distans.

  • Ha en plan och skapa en struktur. Om ni inte redan har det är detta ett gyllene tillfälle att skapa en struktur för samordningen av de frivilliga. Du som har rollen att leda, rekrytera och samordna volontärerna planerar för hur kontakten ska hållas och hur uppdragen genomförs. Fundera kring vilka förväntningar som finns från såväl organisationen som volontärens sida men även hur ni som organisation kan jobba för att behålla volontärernas motivation.
  • Tumma inte för mycket på era rutiner. Om ni t.ex. struntar i att göra intervjuer med potentiella nya volontärer kan det skapa besvär längre fram då ni inte kunnat prata igenom förväntningar, önskemål och behov. Se istället över hur ni kan behålla era rutiner så långt som möjligt men göra dem med andra metoder. Att göra intervjuer på telefon eller video är kanske inte vad ni brukar göra, men är bättre än att inte göra dem alls.
  • Låt folk få komma ut i uppdrag så snabbt som möjligt. För att inte tappa volontärer när det inte finns möjlighet till samma personliga kontakt som annars så kan det vara bra att försöka få ut dem i uppdrag så snart som möjligt. På så vis får de ändå en koppling till organisationen och får känna att deras engagemang behövs. Kanske kan en del av introduktionen göras redan vid intervjun eller på plats när uppdraget startar och så får övriga delar av en utbildning eller liknande genomföras senare när ni har möjlighet att erbjuda den.
  • Se till så volontärerna har de resurser som behövs. Om ni ställt om och kanske skapat nya typer av uppdrag är det viktigt att se till att de som engagerar sig har den utrustning och den kunskap som krävs för att genomföra sitt uppdrag, annars är risken stor att de snart tappar motivationen. Ta gärna hjälp av era volontärer och låt de som har kunskap inom ett område ge stöd åt dem som kan behöva introduktion till nya system eller utrustning.
  • Satsa extra på den personliga kontakten. Mycket av det sociala sammanhanget som betyder mycket för de som engagerar sig riskerar att försvinna eller kännas annorlunda när uppdragen kanske numer sker digitalt, på andra platser eller i mindre grupper. Trots att själva läxstödet kan ske via datorn kanske man inte träffar sin volontärgrupp på läxhjälpen längre. Det betyder oerhört mycket för att hålla motivationen uppe att du som samordnare tar dig tid att hålla kontakt med de volontärer ni har.
  • Var öppen för att folk vill hålla kontakt på olika sätt. En del är superbekväma med digitala mötesrum och sociala medier. Andra föredrar telefonsamtal och för en del räcker mejl med uppdateringar om vad som sker i organisationen. Stäm av med era frivilliga hur de föredrar att kontakten sker.
  • Uppdatera oftare än annars. Om ni annars brukar skicka ut medlemsbrev eller nyheter från organisationen ett par gånger per år, kanske det nu är läge att skicka ut uppdateringar lite oftare. Det behöver inte vara långa uppdateringar men ge livstecken från organisationen som visar att ni fortfarande finns där och vad ni, och volontärerna, är med och bidrar till för förändring. Den här typen av kommunikation kan spela stor roll för ens fortsatta engagemang och motivation när man behövt pausa sitt uppdrag eller inte kan vara på plats och möta människor på samma sätt som tidigare.

Ta del av fler tips kring volontärsamordning under coronapandemin genom våra inspelade webbinarier.

Har du fler tankar och tips du vill dela med dig av till andra föreningar? Hör av dig till oss via mejl: info@volontarbyran.org eller telefon: 08-24 14 00.