Ta emot företagsvolontärer – en kort guide för organisationer

När ni planerar ett gruppuppdrag är det viktigt att utgå från er egen verksamhet. Fundera över vilken typ av insats som faktiskt gör skillnad och vad som är realistiskt att genomföra tillsammans med en grupp.

Samtidigt behöver uppdraget fungera för företagens förutsättningar. I många företag får medarbetare en eller ett par arbetsdagar per år för ideellt engagemang. Insatsen sker ofta i grupp, till exempel som en teamaktivitet. Därför fungerar uppdrag som är tydliga, avgränsade och möjliga att genomföra under en arbetsdag ofta bäst.

En tydlig uppdragsbeskrivning gör det enklare för företag att avgöra om uppdraget passar deras medarbetare. Beskriv kort varför insatsen är viktig, vad gruppen ska göra och hur många personer ni kan ta emot. Det är också bra att inkludera praktisk information som plats, uppdragets längd och eventuell utrustning som behövs.

Ju tydligare information som finns från början, desto enklare blir det för företag att ta ställning och anmäla intresse.

För att företag ska hitta uppdraget behöver det vara synligt. Publicera uppdrag via Volontärbyrån och dela det gärna i organisationens egna kanaler, till exempel på LinkedIn.

Ni kan också arbeta mer uppsökande genom att identifiera företag som kan vara intresserade av att engagera sig och ta kontakt direkt.

När ett företag har anmält intresse är det viktigt att planera genomförandet. Fundera över hur volontärerna tas emot, vem som ansvarar på plats och hur arbetet ska organiseras.

Ett informationsmejl till deltagarna innan uppdraget kan bidra till tydliga förväntningar och ett smidigare genomförande.

Efter genomförd aktivitet är det bra att följa upp. Ett tack-mejl där ni berättar vilken skillnad volontärernas insats gjorde uppskattas ofta. Det kan också vara värdefullt att utvärdera uppdraget internt och tillsammans med företaget för att utveckla framtida samarbeten.

När ett företag engagerar sig ideellt kan det inspirera fler. Genom att uppmuntra företaget att dela upplevelsen internt eller i sociala medier kan fler få upp ögonen för ideellt engagemang. Ni kan också själva berätta om samarbetet i era kanaler.

Med tydliga uppdrag, god planering och uppföljning kan gruppuppdrag bli en positiv upplevelse för både organisationen och företaget, och samtidigt skapa förutsättningar för långsiktiga samarbeten.